Inventarios inteligentes

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Inventarios inteligentes

Por: Andrés Magri G.
@AndresMagri

La tecnología y la sistematización de los procesos han modernizado una de las tareas logísticas más dispendiosas, pero a la vez importantes de las empresas: los inventarios. Las alternativas en el mercado virtual abundan, pero la cuestión es elegir una opción idónea que encaje en las necesidades corporativas, para así tener un verdadero salto de calidad.

La tecnología y la sistematización de los procesos han modernizado una de las tareas logísticas más dispendiosas

Otelo Shoes es una próspera empresa bogotana dedicada al negocio del calzado: ofrece diversos productos, compra y vende en otras ciudades e incluso en países vecinos y desde hace unos años también fabrica sus propios modelos. Lo que arrancó en 1998 como un pequeño negocio familiar, con el tiempo, y debido a la buena calidad de sus confecciones e importaciones, fue creciendo en materia de ingresos, instalaciones, número de empleados y existencias. Pero conforme se fue dando ese importante desarrollo empezaron también a aparecer graves problemas, y fue justo en ese último punto donde se generó un ‘hueco’ que puso a la empresa al borde la quiebra.

Los propietarios habían manejado los inventarios de manera coloquial, es decir, con simples apuntes manuales en una libreta de notas y confiando en la buena fe de sus trabajadores. No había claridad de cuál era la cantidad real de materia prima y de productos terminados que estaban en bodega, y escasamente se tenía un control de lo que exhibían en las estanterías.

Todo este desorden, infortunadamente, dio pie para que algunos empleados malintencionados hurtaran diversos insumos y zapatos, lo que ocasionó un profundo desbalance financiero que por poco obliga a cerrar las puertas de la empresa. Pero como casi siempre sucede, la crisis se transformó en una oportunidad de corregir errores y avanzar: tras despedir e iniciar acciones legales contra los responsables del fraude, se hizo una reingeniería en la forma en que se regían los destinos de la empresa y surgió la necesidad de llevar un control serio y organizado del stock, lo que potenció nuevamente su economía interna y le permitió incluso abrir nuevas sucursales.

Como esta, otras tantas empresas en el país cometen a diario crasos errores en el control y administración de sus inventarios, ocasionando problemas logísticos y financieros que las ponen en serios aprietos. Los dos errores más comunes que se cometen son: desconocer la demanda, es decir, conocer cuáles productos se venden más y cuáles menos; cuándo se venden, cómo son las variaciones entre cada mes o si existen artículos que se venden solo en algunas temporadas. Y en segundo lugar, la inexactitud de existencias: equivocaciones entre lo que dicen los reportes y la cantidad real de productos que hay. Estas fallas en muchas ocasiones surgen por no tener un control en tiempo real de lo que se vende, lo que se agota y los artículos nuevos que llegan a la bodega.

Para solucionar todos estos males y contar con inventarios mucho más eficientes, uno de los grandes aliados es la tecnología. Actualmente, existen diversos métodos y software especializados en esta materia: se encuentran desde programas simples pero muy completos de acceso y descarga libre por Internet, hasta módulos completos y robustos que ofrecen distintas empresas informáticas en Colombia, por valores que oscilan entre los 950 mil hasta los cuatro millones y medio de pesos. Estas incluyen, en el mejor de los casos: capacitaciones para los empleados que van a manipular el sistema, soporte técnico, mantenimiento, configuraciones avanzadas y demás.

ELIJA A LA MEDIDA DE SU EMPRESA

¿Qué debo tener en cuenta a la hora de elegir un software para manejar el inventario de mi empresa? Las ofertas tecnológicas son múltiples pero lo importante es escoger una opción que encaje y se adapte a las necesidades propias de la empresa. Algunos de los mejores programas para la administración del stock vienen equipados con sistemas de alerta que avisan sobre un mínimo de existencias, de modo tal que no se pierdan ventas por falta de mercancía. Otros se especializan en la oferta financiera y funcionan con diferentes monedas (pesos, dólares, euros, etc.) facilitando las transacciones con personas o compañías en otros países, mientras que algunos permiten construir y guardar las bases de datos de los clientes y proveedores. Estos son algunos de los principales programas que se consiguen en el mercado:

  • Inventoria (nchsoftware.com). Es un programa versátil que tiene útiles herramientas como la posibilidad de añadir notas y fotografías a cada artículo del inventario. Genera órdenes de compra automáticas a los proveedores y alerta cuando las existencias están a punto de agotarse. Se consigue en línea por un valor de 150 dólares, con un cobro extra por asistencia.
  • InFlow (inflowinventory.com). Es un producto muy completo y amigable en su administración. Entre sus bondades se destaca el soporte gratuito que ofrece, la posibilidad de controlar devoluciones, organizar hasta 10 mil productos diferentes en un PC regular y subdividirlos por sucursales o categorías, en caso de ser necesario. Además es compatible con la mayoría de los escáneres de códigos de barras. Se puede adquirir su versión regular por 400 dólares o la edición ‘Premium’ en US 800. Más de 318 mil empresas utilizan en el mundo este software.
  • Inventory Power 5 (inventorysoft. com). Su fuerte son las pequeñas y medianas empresas (pyme). Permite crear facturas, imprimirlas o enviarlas por correo electrónico de manera casi inmediata, gestiona ‘permisos de personal’ para que todos los empleados no tengan acceso a determinada información sensible del inventario. Su interfaz es simple de manejar y es compatible con casi todas las plataformas Windows. El paquete simple para un solo usuario tiene un costo de 199 dólares y el ‘Gold Package’ (usuarios ilimitados) se consigue en US 699.
  • iMagic Inventory (imagicinventorysoftware. com). Es un software con características avanzadas que permite manejar diferentes monedas. Genera bases de datos de los clientes para hacer un seguimiento de las ventas y determinar en qué momento puede ser útil contactarlos para renovar su mercancía. Permite a diversos usuarios tener acceso a las existencias y el inventario en cualquier lugar, pero conforme a la cantidad de usuarios creados su valor aumenta: US 480 (dos usuarios), US 707 (tres), US 936 (cuatro), US 1.165 (cinco), US 1.394 (seis).
  • Stock It Easy (stockiteasy.com). Es el programa más simple de esta lista. De fácil aprendizaje, permite codificar diversos productos, manejar base de datos y visualizar qué existencias tiene en el inventario. Compatible con los lectores de códigos de barras y terminales portátiles. Perfecto para almacenes, tiendas y negocios de ventas al menudeo. La licencia de este producto se consigue desde 70 dólares. La versión avanzada ronda los US 211.

EL MERCADO COLOMBIANO

Los software especializados en el funcionamiento y control de inventarios, incluyendo los programas antes mencionados, son diseñados en su mayoría por empresas australianas, canadienses y estadounidenses. Sin embargo, en Colombia también ha crecido la oferta tecnológica y ya hay diversas compañías que distribuyen soluciones para que los empresarios optimicen la administración de sus inventarios. Ofimática, PSL y Oasys Soft Solutions son algunas de las que tienen dentro de su portafolio opciones informáticas, para que los clientes cuenten con plataformas avanzadas y robustas.

“PSL cuenta con una plataforma de gestión empresarial (ERP) que integra y automatiza muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos logísticos, operativos y productivos de las empresas, la cual cuenta también con diferentes componentes en la nube. En la administración de inventarios, por ejemplo, el software que manejamos ayuda a las empresas a gerenciar de manera más efectiva y organizada sus procesos logísticos, optimiza la rotación de inventarios y evita los agotados, monitoreando en tiempo real las existencias con una visualización de semáforos para alertar sobre los riesgos. Además incrementa la velocidad de los despachos y eso se traduce en una mejor atención a los clientes”, explica Carlos Suárez Berrío, gerente de producto de PSL, compañía logística con 28 años de experiencia y que trabaja desde hace una década en servicios y productos informáticos. Ha logrado importantes premios y reconocimientos en escenarios internacionales de tecnología y software.

Por otro lado, pero no menos importante, ha sido el desarrollo que ha tenido INFIS Colombia, empresa que se ha especializado en tomas físicas de inventarios de mercancías y activos fijos. “Analizando las condiciones del mercado hemos identificado que la necesidad no es de recurso humano sino tecnológico, para ello, tenemos el servicio de alquiler de nuestra tecnología de radio frecuencia, nuestros procesos y herramientas de software, suministrando además un líder que opera el sistema. Los procesos de conteo se realizan con personal dispuesto por el cliente”, expone su gerente de proyectos, Luisa Fernanda Calvo.

Para ella, el manejo del inventario es quizás el eslabón más importante de la cadena logística y con base en su experiencia recomienda que los clientes, según su campo industrial, definan la mejor manera de operar: “En empresas de logística se recomienda implementar sistemas WMS (Warehouse Management System) siempre operados con tecnología de radio frecuencia. Las tecnologías RFID se utilizan para controlar la trazabilidad de los productos desde las plantas de producción hasta su despacho a los clientes o distribuidores, pero aún son muy costosas en su implementación para Colombia. Llevar RFID en cada unidad de producto, sin duda será el futuro en el país, como ya ocurre en naciones más desarrolladas, pero llevará su tiempo, pues requiere de una alta inversión y no es para todo tipo de mercancías”.

“Con la apertura de mercados, han llegado al país empresas con un alto desarrollo tecnológico y buenas prácticas en gestión de inventarios. Si las empresas locales no avanzan al ritmo que exige el mercado, van a quedarse rezagadas frente a la competencia. Hoy, un vendedor que sale a buscar clientes y no conoce el inventario disponible, está en una clara desventaja frente a otro que lleva consigo un sistema en línea que le permite generar el pedido una vez termina la visita, reserva el inventario para ese cliente y además dispara los procesos de producción para mantener los niveles óptimos de inventario. En conclusión, hoy en día, llevar inventarios en línea y automatizados es una exigencia para mantenerse vigentes y con participación en el mercado”, añade Luisa Fernanda Calvo quien, no obstante, agrega que el caso de Otelo Shoes es más común de lo que se cree en Colombia, pues “aún existen industrias y empresas que funcionan sin códigos de barras en sus productos. Esto los ha llevado a controlar sus inventarios de forma manual y dependen de la experiencia de sus empleados para operar”, lo que se traduce en baja efectividad, disminución de las ventas frente a la competencia y menor proyección de crecimiento.

CÓDIGOS DE BARRAS VS. RFID

Para catalogar, separar e identificar un producto en un inventario, no hay una herramienta más popular que el código de barras. Es un sistema ágil y sencillo que contiene la información principal de cualquier tipo de elemento y puede ser leída, decodificada e ingresada en un archivo de cómputo en menos de un segundo, generando una mínima posibilidad de error y un gran ahorro de tiempo, pues es hasta siete veces más rápido que un método manual.

En Colombia, este tipo de tecnología es administrada por GS1 y todo empresario que desee generar códigos de barras para poner a la venta sus productos debe remitirse a esta organización que hace parte de una red mundial, la cual brinda soluciones de conectividad con estándares aceptados internacionalmente, permitiendo el intercambio comercial de una infinidad de artículos.

Según cifras de GS1, más de 23 mil empresas en Colombia han utilizado códigos de barras en sus mercancías desde 1988 hasta la actualidad. Esto ha favorecido el manejo idóneo y efectivo de los inventarios que se tienen tanto en bodegas como en estanterías de venta al público.

Sin embargo, existe otro tipo de tecnología, más moderna y completa, pero también costosa y selectiva, llamada RFID, que consiste en el uso de microchips, los cuales, mediante ondas de radio, permiten identificar el nombre del producto, fecha de fabricación, el precio, el lugar donde se encuentra e incluso detecta los artículos que fueron dañados o sustraídos en el proceso de producción.

Sin dudas, es un sistema con altos niveles de eficiencia que además evita la falsificación de productos y aumenta la seguridad cuando la mercancía debe pasar por las diferentes cadenas logísticas: desembarque, transporte, almacenamiento, distribución, entre otras. No obstante, más que un competidor del código de barras, se trata de un complemento, pues no sirve para todo tipo de productos; solo para aquellos que tienen un alto valor comercial, ya que una etiqueta RFID puede costar entre 25 y 37 mil pesos, y no tendría ningún sentido ponerle un chip o tag de estos a una lata de atún o una caja de cereal.

En Colombia, la compañía LOGYCA se encarga de administrar esta tecnología, la cual es ofrecida por compañías como Infotrack, Kimbaya Solutions, Tyco ADT, Avansoft, Línea Informática, Cibergenius, Mundo Comercio y Servibarras. El aspecto técnico de los códigos también es manejado por GS1 y entre las empresas que ya han incursionado en el uso de las etiquetas RFID sobresalen Dimatex León S.A.S, Frigorífico Guadalupe y Familia Sancela, mientras que en el plano internacional se destacan Unilever, P&G y Wal-Mart.

By | 2018-03-14T11:29:32+00:00 marzo 1st, 2018|Actualidad, Almacenamiento|0 Comments

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