¿Qué es factura electrónica y facturación electrónica?

//¿Qué es factura electrónica y facturación electrónica?

¿Qué es factura electrónica y facturación electrónica?

La factura electrónica es un documento digital legalmente válido para respaldar las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.

Una factura electrónica es, ante todo, una factura; es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura de papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o de la prestación de servicios. En este caso, la factura electrónica se expide y recibe en formato electrónico.

CARACTERÍSTICAS

  • Va firmada digitalmente por el emisor.
  • La numeración es autorizada por la Dian (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
  • Puede ser impresa en papel normal, sin necesidad de tener un fondo impreso o timbrado.
  • Se puede consultar la validez del documento en la página web de la Dian. Seres, por ejemplo, como operador da respuesta de validez.
  • Los contribuyentes autorizados/obligados como emisores electrónicos no pueden seguir emitiendo facturas tradicionales; hay posibilidad de empresas voluntarias.
  • Nota débito, crédito y rechazos.
1. Beneficios

La actividad principal de Seres es aportar soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos mercantiles con valor legal. Existen principalmente tres beneficios por los que los clientes utilizan nuestros servicios. Por un lado, los ayudan a mejorar sus procesos (reducción de tiempo), días de cartera y errores humanos; por el otro, a cumplir con alguna obligación o requisito; en tercer término, para ahorrar costos.

a. Optimización de procesos. La optimización de procesos permite mejorar la coordinación inter o intradepartamental, ayuda a que la información del intercambio esté actualizada en sus sistemas en tiempo real, que sea fácil de tramitar, de guardar y de encontrar, de modo que se facilite la toma de decisiones, se reduzcan las tareas rutinarias o improductivas, el almacenamiento, un nuevo proceso de digitalización, etc. Además, disminuyen los errores humanos por repetición de tareas o introducción de datos, entre otras causas.

Por ejemplo, una empresa que cada semana necesita hacer un pedido de material de trabajo (sillas, mesas y estanterías). El jefe de cada departamento decide qué productos necesita y da a conocer este requerimiento a la administración; se realiza el pedido a los diferentes proveedores; llega el pedido y se notifica a cada departamento; los encargados comprueban la cantidad y calidad de lo que se ha traído, hacen devoluciones o emiten facturas, que se deben enviar de nuevo a cada proveedor y a cada departamento solicitante, donde se tienen que guardar, clasificar, saber encontrar…

En definitiva, se trata de un proceso que implica muchos pasos, la intervención de gran número de personas, tiempo y costos, que además no es la actividad principal de la empresa, sino un servicio perfectamente externalizable para conseguir la eficiencia.

b. Cumplir con la obligación o requisito de algún ‘partner’. Las empresas se encuentran, cada vez con más frecuencia, ante la obligación legal de intercambiar la información de forma electrónica. Por ejemplo, en España, desde enero del 2015, es obligatorio que las facturas emitidas y recibidas con la administración central, regional o local sean digitales (con las diferencias legales que cada una de ellas impone). En México este sistema ya es obliga-torio para el ciento por ciento de las empresas y la tendencia muestra que este método se está extendiendo. En Colombia se espera que en los próximos dos años se establezca la obligatoriedad para las empresas.

El intercambio electrónico de documentos es necesario cuando una empresa opera para un sector que lo requiere, como puede ser el retail, donde cualquier proveedor necesita trabajar con EDI (intercambio electrónico de documentos) e ‘e-factura’ (facturación electrónica) para adaptarse a los estándares que exige el sector y cumplir con los requerimientos de formato adecuados.

Estos requisitos son cambiantes, por ello la necesidad de adoptar los estándares internacionales, nacionales, sectoriales, etc., aparte de limitar el número de excusas a la hora de dar el paso. Esa persistente dificultad de adaptación tecnológica es uno de los motivos que más frenan el paso, pero bien es cierto que tal limitación se elimina externalizando estos servicios con una empresa de confianza.

c. Ahorro de costos. El ahorro de costos que se consigue con el intercambio digital de la información es directo: gasto de impresoras, gestión de la impresión, tóner, franqueo, envío, manipulación del papel y reducción del archivo físico, entre otros aspectos.

d. Otros motivos Un beneficio adicional de pasar al intercambio digital es la entrada en una comunidad o red de empresas donde esta tecnología ya está funcionando y que cada vez más dejan el papel. Este hecho le permite obtener ahorros inmediatamente después de poner en marcha el proyecto.

También existen ventajas futuras al aprovechar el canal de comunicación abierto con sus socios para enviar o recibir otro tipo de documentos, como contratos, albaranes, pedidos…

Entre las ventajas de implementar la factura electrónica en la organización sobresalen:

A nivel gerencial y gestión de las empresas: la simplificación, sencillez y rapidez del proceso de facturación, más los ya mencionados, como reducción de costos, obligatoriedad y productividad. En Colombia hemos realizado un estudio donde el papel (cada factura) en su ciclo de vida puede costarle a la empresa COP$ 7.000 por documento. La facturación electrónica disminuye ese costo en un 85% o más. Cabe aclarar que el proceso de facturación electrónica se divide en dos: emisión y recepción, y pueden ser procesos paralelos.

A nivel gubernamental: reducción de la evasión de impuestos, ya que toda la información queda centralizada en la plataforma de facturación electrónica que la Dian tendrá.

2. Estudios

Se mencionó anteriormente el estudio en materia de costos. El ahorro que se consigue con el intercambio digital de la información es directo: gasto de impresoras, gestión de la impresión, tóner, franqueo, envío, manipulación del papel, reducción del archivo físico, etc. Pero también hay ahorros indirectos, como reducción del tiempo empleado en todo el proceso o disminución del impacto sobre el medioambiente como parte de la responsabilidad social de las empresas.

Existen numerosos estudios que calculan los costos del proceso antes y después de la implantación del intercambio electrónico. La media de ahorro de papel a electrónico es de COP$ 12.000 en recepción y COP$ 7.000 en emisión.

Si nos basamos en lo anterior, el plazo de amortización de estos proyectos suele ser inferior a un año. Respecto a la penetración de la facturación electrónica en Colombia, hoy existen alrededor de 850 empresas que la utilizan, según cifras de la Dian. Tan solo el 2% de las compañías realiza este tipo de facturación. En España no era obligatorio, pero el 80% de las empresas lo hacía sin necesidad de imponérselo. Por otra parte, existe un estudio del Servicio de Impuestos Internos (SII) en Chile denominado Estadísticas factura electrónica que habla de otras estadísticas como la evolución de las empresas autorizadas en facturación electrónica, ingreso mensual de emisores electrónicos, entre otros.

3. Región

El proceso de implantación de la factura electrónica en Colombia se inició hace 20 años, en 1995. En otros países de la región ha sido más rápido, como México o Chile (cuya experiencia está sirviendo de modelo para implementar en nuestro país). La Dian aprobó entonces un proceso para su definitiva implantación en todo el país. Por su parte, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) aprobó el año pasado un crédito de 12 millones de dólares, que será el motor económico de este proyecto.

En la región, los países donde la factura electrónica es obligatoria y en los cuales Seres tiene presencia son:

• México (más de 6 años).
• Ecuador (2014-2015).
• Perú (2014-2015).
• Chile (más de 5 años).
• Brasil (más de 5 años).

Otros países donde no es obligatorio, pero está en proceso son:
• Argentina (2015-2016).
• Colombia (2015-2016).

4. 


5 ¿Desde cuándo entrará en ejecución?

Aunque el Decreto 2242 del 2015 ya está vigente, aún existen aspectos por definir por parte de la Dian. Es necesario resolver estos temas para hacer realidad la factura electrónica en Colombia (XML estándar, pruebas piloto, definición del código de barras y numeración que se incluirá en dicha tecnología, y contingencia, entre otros).

El artículo 1.° de dicho decreto indica que la Dian no podrá establecer la obligación de facturar electrónicamente hasta que se expida la reglamentación de la Ley 1231 del 2008 y demás normas relacionadas que permitan la puesta en circulación de la factura electrónica como título valor. Derogó el Decreto 1929 del 2007 a partir del 1.° de enero del 2018.

6 ¿Pros y contras?

Pros: todos. Se adoptarán las mejores prácticas que existen en el mundo, entre ellas la factura electrónica. Como ya se dijo, los beneficios son empresariales y estatales.

Si las empresas colombianas quieren ser competitivas en un mundo donde la globalización está a la orden del día y en el cual las relaciones internacionales son cada vez más fuertes, es fundamental que adopten el uso de la facturación electrónica, de una manera sencilla y mediante servicios potentes que les permitan operar con cualquier firma internacional.

Contras: la percepción de las empresas de que la factura electrónica complicará más sus procesos. Su idea es que esta tecnología será más costosa, y de ahí se deriva otro pero: el desconocimiento de los beneficios. Por tanto, se debe trabajar en campañas de sensibilización y masificación, de la mano de operadores como nosotros y de las entidades involucradas (Dian, Mintic, Minhacienda…)

By |2018-11-21T11:06:23+00:00noviembre 21st, 2018|Servicios|0 Comments

About the Author:

Leave A Comment